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「PDFデータ」の特徴と使い道

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ビジネスやクリエイターの現場では、PDFファイルを作成することや閲覧する機会が多いと思います。
個人でも、インターネットで確認できる取扱説明書や行政機関の資料などがPDFであることはよくあります。
印刷業界や出版業界でも活用されているPDFの特徴や使い道について見ていきましょう。

PDFとは

PDFは、Portable Document Format(ポータブル ドキュメント フォーマット)の頭文字を取ったもので、Photoshop、Illustratorなどクリエイターが愛用するアプリケーションソフトを開発しているAdobeが開発したファイルの形式です。
PDFはパソコンのさまざまなソフトで作成した書類や文章、イラスト、画像などや表計算シートなどが入ったページをそのままの状態で、ファイルとしてやり取りできます。
専用の閲覧ソフトさえあれば、どのパソコンやOSで開いても乱れることなく、内容が保持された状態で見ることができるのがメリットです。

出版社や印刷会社で喜ばれるファイル形式

かつて出版社に原稿を依頼する際は、紙の原稿を渡すことやワードなどを用いてパソコンで作成した文書をフロッピーディスクなどに納めて渡していました。
紙は出版社で入力し直す手間がかかり、フロッピーディスクではデータを変換する際に文字化けが起こるなどのリスクがあります。
特に出版社や印刷会社ではMacを使っているケースが多いのに対し、一般企業や個人はWindowsを使っているケースが多いため、OSが違うことで、文字化けやそもそも何も表示されないといったことも少なくありません。
しかし、PDFデータで入稿されれば、作成されたのと同じ状態で表示させることができます。
訂正や確認、校閲の手間を大幅に削減することが可能です。

PDFの利便性と安全性

PDFは、データをそのままの状態で保持でき、スムーズな印刷を可能にしてくれます。
また、パスワード設定によるセキュリティ性能が高いのもメリットです。
パスワードを設定することで、特定の相手だけに文書を公開したり、データをコピーしたり、編集したり、プリントすることなどを制限できます。
大切な著作物のデータ流出や改ざん、コピーなどを防ぐことが可能です。
閲覧するには専用のソフトが必要になりますが、閲覧するためのAcrobat Readerは無償で提供されており、すぐにダウンロードができます。
面倒なユーザー登録なども必要ないので便利です。

まとめ

PDFは作成した文書をイラストや表なども含め、そのままの状態で表示できるファイル形式です。
原稿の打ち直しや文字化けのリスクがないので、出版社や印刷会社へのデータ入稿の際に利用されています。

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